Das digitale Jahr – Chancen und Herausforderungen virtueller Events

Das digitale Jahr – Chancen und Herausforderungen virtueller Events

Das digitale Jahr – Chancen und Herausforderungen virtueller Events 2560 1920 Das Kroko

Das Jahr 2020 neigt sich langsam dem Ende zu. Ein Jahr, in dem wieder zahlreiche Veranstaltungen, Messen oder Konzerte stattgefunden hätten. Doch alles kam anders. COVID-19 und die damit verbundene Pandemie veränderte innerhalb weniger Wochen und Monate weltweit die Art und Weise, wie wir leben, arbeiten und uns vernetzen. Ganze Wirtschaftszweige stellte die Pandemie und die damit einhergehenden Maßnahmen vor große, nie da gewesene Herausforderungen. Auch wir als PR- und Kommunikationsagentur, die wir viele Kunden aus verschiedenen Branchen betreuen, fanden uns in einer neuen Situation wieder. Bewährtes ließ sich nicht mehr umsetzen, geplante oder vorbereite Aktionen mussten kurzfristig abgesagt werden. Doch Herausforderungen können auch der Beginn von etwas Neuem sein – und nie gab es mehr Raum dafür als jetzt. Genau diese Einstellung teilen wir auch mit unseren Kunden, die wir beraten und mit denen wir gemeinsam neue Ansätze entwickeln und umsetzen.

Aber zurück zum Anfang.

Die virtuelle Veranstaltung
Ob Tourismus, Fashion, Gastronomie oder Sport: Im Frühjahr 2020 führte die weltweite Ausbreitung von COVID-19 zu weitreichenden Veränderungen und Herausforderungen innerhalb vieler Branchen. Denn aufgrund von Kontaktbeschränkungen konnten Veranstaltungen in ihrer ursprünglichen Form meist nicht mehr stattfinden. Da wo es möglich war, entwickelten Unternehmen neue Ideen und Formate, um ihre Zielgruppe weiterhin zu erreichen – und die verlagerten sich in den digitalen Raum. Ob Vorträge, Diskussionen, Kongresse, Launch-Events, Shows oder sogar ganze Messen: Die Welt wurde noch digitaler. Denn in den nahezu unendlichen Weiten des Internets scheint alles möglich – auch Events. Während viele Unternehmen zunächst auf ihre jeweiligen sozialen Netzwerke zurückgriffen und dort ihre Veranstaltung durchführten, entwickelten zunehmend mehr Unternehmen auch eigene Plattformen, die mehr Möglichkeiten für ein eigenes Event bieten. Denn zugeschnitten auf die Ansprüche der jeweiligen Veranstaltung lassen sich dort individuelle und eigens programmierte Inhalte einbinden.

Hype um Hybrid?
Neben vollständig virtuellen Events, wo sich die TeilnehmerInnen von verschiedenen Orten zusammenschalten, erfreuen sich besonders hybride Events einer immer größeren Beliebtheit. Denn dabei verschmilzt das Beste aus beiden Welten. Bei solch teil-virtuellen Events kommen zwar mehrere Personen physisch an einem Ort zusammen, gleichzeitig werden aber auch Gäste von außen zugeschaltet – etwa durch Videocalls. Auch das Publikum kann in ein solches Event integriert werden, beispielsweise durch Livechats oder Q&As. Ein solches Spiel mit den „Welten“ macht das Hybridevent zu einem spannenden und lebendigen Format für beide Seiten. Doch ob als Hybridform oder als vollständiges Digitalevent: Die Vorteile beider Alternativen sind weitreichend. Ortsungebunden ist die Teilnahme praktisch von überall möglich – ohne (lange) An- und Abreise, was auch der Umwelt zugutekommt. Denn statt Flugmeilen zu sammeln, ist die Veranstaltung nur einen Klick entfernt. Gleichzeitig lässt sich auch die Reichweite steigern, da die digitalen Plattformen meist keiner begrenzten Teilnehmer- oder Zuschauerzahl unterliegen. Das bedeutet, dass die Veranstaltung einer noch größeren Zielgruppe zugänglich gemacht werden kann. Die Inhalte sind darüber hinaus meist im Nachgang noch abrufbar und können insbesondere von TeilnehmerInnen, die es nicht zum Event geschafft haben, nachträglich angeschaut werden. Auch virtuelle Räume – angepasst an die jeweilige Zielgruppe – lassen sich online erschaffen, während sich als Organisator meist auch genauestens verfolgen lässt, welche Themen und Bereiche des Events besonders gut ankamen und an welchen Stellen die Veranstaltung unterbrochen oder verlassen wurde. Feedback in Echtzeit.

Wenn Brettspiele auf einmal virtuell gespielt werden 

Sichtlich schwer hatten es in diesem Jahr Messen. Ob die Buchmesse in Leipzig oder Frankfurt, die ITB oder IFA in Berlin oder die Internoga in Hamburg: Sie alle wurden kurzfristig abgesagt. Doch es gab auch neue, mutige Ansätze und Formate. So zum Beispiel von der SPIEL in Essen – eine der größten Messen für Gesellschaftsspiele, die alljährlich im Oktober stattfindet. Auch diese Veranstaltung konnte in ihrer gewohnten Form nicht durchgeführt werden. Doch anders als etwa die Berlin Brettspiel Con, die ersatzlos ausfiel, stellten die Organisatoren der SPIEL eine virtuelle Messe auf die Beine: Die SPIEL.digital. Knapp 400 Aussteller aus 41 Nationen präsentierten auf der Plattform ihre Neuheiten– durch Videos, Interviews, Livestreams und virtuelle Spieletische. Besucher konnten sich an vier Tagen über die Spieleneuheiten informieren und diese online auch selbst testen. Unser Kunde @schmidt_spiele hatte ebenfalls einen digitalen Messestand und informierte dort über seine Herbstneuheiten – inklusive virtueller Spieltische. In virtuellen Pressegesprächen stellten wir als PR-Agentur dabei den JournalistInnen die Neuheiten vor. Die Plattform www.spiel.digital bleibt noch bis Ende des Jahres online. Mit 148.000 individuellen Besucher auf der Website, kann die erste virtuelle Ausgabe der SPIEL sicherlich als Erfolg gewertet werden.

Hotel-Opening neu gedacht       

Auch die Tourismusbranche ist allgegenwärtig stark betroffen von der Corona-Pandemie. Denn weltweite Reisebeschränkungen hatten und haben maßgeblichen Einfluss auf die Buchung eines Urlaubs. Während es in vielen Regionen bisher zu erheblichen Stornowellen kam, blieben in manchen Urlaubsdestinationen die Buchungen gänzlich aus. Vor allem Hotels und Betriebe, die jetzt während der Pandemie eröffnen, haben es besonders schwer. Denn medial wichtige Events, wie etwa eine Eröffnungsfeier, sind in gewohnter Form derzeit nicht durchführbar. Auch unser Kunde aletto Hotels sah sich im Frühjahr vor der Herausforderung, ein neues Haus zu eröffnen – wenige Tage nach dem Lockdown in Deutschland. Wir als PR-Agentur entwickelten jedoch verschiedene digitale Alternativen, die ungeachtet der Situation für medienwirksame Aufmerksamkeit sorgten. Bei einem teil-virtuellen Pre-Opening führten wir sowohl JournalistInnen vor Ort als auch virtuell durch das neue Hotel. Ausgewählte MedienvertreterInnen erhielten in kleinen Gruppen eine Designtour durch das Hotel, während wir den nicht-anwesenden Medien eine vorab produzierte Hoteltour zukommen ließen. Bei einem anschließenden Pressegespräch führten wir beide „Welten“ zusammen, indem wir die Medien live zuschalteten und sie der Präsentation beiwohnen konnten. Auch Fragen konnten gestellt werden, die live übertragen wurden.

Zukunftsträchtige Modelle?       
Es lässt sich feststellen, dass virtuelle bzw. hybride Events nicht nur als Übergangslösung für die aktuelle Situation wichtig sind, sondern auch langfristig Alternativen für manche reale Veranstaltungen darstellen könnten. Die globale Pandemie hat die Entwicklung und Nutzung der verschiedenen digitalen Modelle bereits enorm beschleunigt. Dies wird zukünftig, auch ungeachtet einer Pandemie, zu nachhaltigen Veränderungen führen – in der Art, wie wir miteinander in Kontakt treten und uns austauschen. Kunden, GeschäftspartnerInnen und MedienvertreterInnen ist es durch die virtuellen Formate möglich, an Events teilzunehmen und sich so zu vernetzen. Es ist jedoch zu bedenken, dass es kreative Lösungen der Veranstalter bedarf, um Online-Events bereichernd und lebendig zu gestalten. Zudem können solch digitale Formate in einigen Branchen nur in begrenztem Umfang den physischen Austausch ersetzen. Denn viele Produkte verlangen einen persönlichen Test, eine Beratung oder die Möglichkeit, es direkt mit anderen Produkten zu vergleichen. Das kann die digitale Welt (bisher) nur schwer ersetzen.

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