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Nicht nur die aktuelle Krise rund um COVID-19 zeigt, wie wichtig es ist sich digital aufzustellen, um den wirtschaftlichen Betrieb innerhalb der Agentur, aber auch für die Kunden, aufrecht zu erhalten. Schnelle Teamabsprachen, gemeinsame Konzeptentwicklungen oder kreative Brainstormings – all das geht auch auf räumlicher Distanz. Digitale Tools ermöglichen eine einfache und schnelle Zusammenarbeit, während organisierte Aufgabenteilung und gute Kommunikation innerhalb des Teams die Basis für einen funktionierenden Arbeitsalltag bilden. Mit fünf einfach umsetzbaren Tipps lässt sich das Home Office optimal einrichten.
#1 Der optimale Arbeitsplatz
Manchmal geht alles ganz schnell und es gilt innerhalb weniger Stunden seinen Arbeitsplatz zu räumen und sich im Homeoffice zu organisieren. Ein Laptop und ein geschäftliches Smartphone, auf das man eingehende Anrufe aus dem Büro umleiten und sich schnell mit Teammitgliedern abstimmen kann, sind essentiell. Daneben ist der Arbeitsplatz selbst ein entscheidender Faktor für produktive Arbeitsstunden. Weder die Couch noch das Bett eignen sich als gutes Arbeitsumfeld, sondern können schnell für sinkende Motivation sorgen. Stattdessen gilt es, eine ganzheitliche Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, die Ruhe und Konzentration, aber auch Raum für Kreativität zulässt. Dabei muss es
jedoch nicht immer gleich ein eigenes Arbeitszimmer sein. Auch auf kleinem Raum kann ein optimaler Arbeitsbereich gestaltet werden, der effektives Arbeiten ermöglicht. Unser Tipp: Pflanzen in unmittelbarer Umgebung. Diese bieten nicht nur räumlichen Sichtschutz zur restlichen Wohnung, sondern steigern auch die Produktivität, da sie Sauerstoff produzieren und damit den Kopf kontinuierlich frisch halten.
#2 Teammeetings und Projektmanagement
Hat man seinen Arbeitsplatz erst einmal in die eigenen vier Wände verlegt, so gilt es die Aufgaben optimal zu strukturieren und zu verteilen. Was hat Priorität und muss schnellstmöglich erledigt werden? Wo bedarf ein Teammitglied Unterstützung und wie lässt sich diese digital lösen? Kommunikation hat bei Absprachen oberste Priorität. Denn gerade, wenn man sich nicht mehr täglich sieht, gehen Informationen schnell verloren. Bei einem regelmäßigen digitalen Teammeeting – etwa via Skype, Zoom oder Google Meet – sollten alle Teammitglieder daher stets ein Update zur aktuellen Auftrags- und Kundenlage geben und klar formulieren, wo Hilfe benötigt wird. Hier gilt es darauf zu achten, Meetings nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Zahlreiche Tools unterstützen das Projektmanagement und machen Absprachen effizient – darunter Asana, Bitrix oder Clarizn. Hier lassen sich nicht nur die Aufgaben aufführen, sondern klare Deadlines einstellen, damit im Homeoffice nichts untergeht. Für kurze Kommunikationswege, etwa Textabsprachen oder Organisatorisches, eignen sich Tools wie Slack, Google Meet oder Zoom.
#3 Mit Ruhepausen zum Erfolg
Ein Vorteil des Homeoffice? Kein Arbeitsweg. Stattdessen kann nach dem Aufstehen direkt mit der Arbeit begonnen werden. Arbeitszeiten? Flexibel bis immer erreichbar. Um sich nicht selbst unter Stress zu setzen, sondern auch Raum für produktive Ideen einzuräumen, sollten Mitarbeiter eine Routine in ihren Arbeitsalltag einbauen, der einem Arbeitstag im Büro ähnlich ist. Kurze Ruhepausen,
etwa um ein paar Minuten frische Luft zu schnappen, oder eine angemessene Mittagspause – in der auch eine kurze Sporteinheit möglich ist – gilt es in den Tagesablauf einzubauen. Auch die Arbeitszeit sollten alle Teammitglieder immer wieder im Auge behalten. Statt durchzuarbeiten, sollte sich jedes Teammitglied Freizeit- und Schlafmöglichkeiten einräumen. Denn der Körper und vor allem Kopf benötigt Zeit, um sich zu regenerieren und neue Energie zu schöpfen.
#4 Krisenmanagement
Als Agentur gilt es, auch in allgemeinen Krisenzeiten einen kühlen Kopf zu bewahren und Kunden als starker Berater zur Seite zu stehen. Gutes Krisenmanagement definiert sich dadurch, dass schnellstmöglich ein Überblick über die Lage geschaffen wird. Wie ist die allgemeine Stimmung? Wie wollen wir uns positionieren? Wann ist es überhaupt sinnvoll, zu kommunizieren, wann unbedingt nötig? In einem Krisen-Meeting, welches kurzfristig einzuberufen ist, sollten sich Kunde und Agentur auf den aktuellen Stand bringen. Dabei gilt: Transparenz schaffen. Zudem sollten verschiedene Szenarien durchdacht und optimale Strategien entwickelt werden, von denen sich geeignete Kommunikationsmaßnahmen ableiten lassen. Ein strukturiertes Vorgehen auf Basis des Plans muss dann zwingend mit allen Beteiligten abgestimmt werden, dafür braucht es einen ruhigen Moment, den man sich auch in Krisenzeiten nehmen muss.
#5 Die Nachrichtenlage im Überblick behalten
Nicht nur das Coronavirus zeigt: In Krisen verändert sich die Berichterstattung der Medien nahezu vollständig. Themen, die zunächst aktuell erscheinen, werden von den Journalisten – und auch Konsumenten – nicht mehr gefragt. Als gute PR-Agentur ist man nicht nur Experte eines Themengebiets, sondern muss sich auch auf die kurzfristig ändernde Nachrichtenlage einstellen und reagieren können. Bieten sich neue Themen für Kunden an? Oder lassen sich kundenübergreifend Themen bündeln? Auch hier sollte man den Kunden frühzeitig ins Boot holen und diesem eine Strategie – wie auch die sich ändernden Kommunikationsmaßnahmen – vorlegen und gemeinsam abstimmen. Hier ist es sinnvoll, kurze Wege zu schaffen, um schnell agieren und kommunizieren zu können.
